Condições de Serviço

 Atualizado em 21/04/2025

Considerações prévias

1 - Estes termos de serviço regulam a relação estabelecida entre a Galáxia D'inteligência Lda

 com o número único de matrícula e identificação fiscal 518 691 543, inscrita na Conservatória de Registo de Pessoas Coletivas, que tem a sua sede na Rua do Campo Alegre 1517 C16, 4150-182 Porto  adiante designada por Tugsis e o cliente, devidamente identificado junto da nossa empresa, adiante designado por Cliente no âmbito da utilização do software de faturação e gestão comercial Tugsis, produzido pela TUGSIS, certificado pela AT com o n.º 3016 que corresponde também a uma marca registada que usa comercialmente. Os termos de serviço que ora se enunciam consideram-se amplamente difundidos, e sempre atualizados, pelo sítio Web do TUGSIS, que pode ser acedido em www.tugsis.com

2 - Ao utilizar o serviço web TUGSIS através do seu sítio web, da aplicação móvel ou das APP, o cliente declara ser imputável e maior de idade. No caso de o cliente ser uma empresa ou instituição, o utilizador declara estar legalmente em representação daquela na celebração deste contrato. Em ambos os casos a utilização do serviço web TUGSIS na plataforma online representa a aceitação tácita dos presentes termos de serviço. Os dados de subscrição deverão ser completos e verdadeiros, sendo da responsabilidade do utilizador a atualização daqueles sempre que ocorra alguma alteração que os modifique. O fornecimento de informações que se venham a verificar falsas poderá determinar o encerramento imediato da conta subscrita sem que haja lugar a indemnização pela perda de dados ou à devolução dos valores pagos e sem qualquer aviso prévio ao utilizador.

3 - O cliente compromete-se desde já a não utilizar as funcionalidades do programa TUGSIS, através da sua plataforma online para o exercício de qualquer atividade ilícita sob pena de, se detectada pela TUGSIS , está proceder à completa eliminação da conta de utilização do software TUGSIS sem qualquer tipo de aviso ao cliente, sem que este obtenha direito a qualquer tipo de indemnização e ainda a reportar às autoridades tutelares todos os elementos necessários ao apuramento de eventual matéria criminal. O cliente compromete-se a conhecer as condições legais de funcionamento de todas as atividades para as quais venha a utilizar o TUGSIS como ferramenta de faturação, e as respetivas condições de organização do processo contabilístico/fiscal. Todas as informações obtidas junto do apoio TUGSIS deverão ser encaradas como sugestões técnicas e verificadas junto dos serviços de contabilidade do utilizador ou, não existindo, diretamente junto dos serviços da Autoridade Tributária.

Objeto

4 - Estes Termos de Serviço estabelecem as condições gerais de fornecimento do software TUGSIS e do respetivo acesso em regime de SaaS (Software as a Service/software como serviço) e em cloud (sistema de computação paralela), o que, doravante, será designado por Serviço, mediante o pagamento correspondente às condições contratadas nos planos disponíveis no momento da subscrição. O processamento do mencionado pagamento simboliza o momento de celebração de contrato entre as partes. O modelo de funcionamento em cloud significa que o utilizador deverá dispor de ligação à internet sempre que queira utilizar o programa e durante os períodos de utilização.

5 - O Serviço inclui a utilização de um software de faturação e gestão comercial certificado pela Autoridade Tributária na sua componente de emissão de documentação fiscal vinculativa, sempre com a versão mais atualizada e legalmente exigível. Toda a documentação referenciada como fiscalmente vinculativa é assinada digitalmente, correspondendo assim à definição legal de facturação electrónica e garantindo a autenticidade dos dados constantes nos documentos. O Cliente confere à TUGSIS poderes bastantes para assinar digitalmente e em seu nome toda a documentação comercial vinculativa emitida, cabendo-lhe a verificação da aceitação da fatura eletrónica pelo cliente final.

6 - A TUGSIS pode, a todo o momento, alterar as condições do objeto destes termos de serviço sendo que a utilização posterior do serviço por parte do Cliente representa a aceitação das alterações entretanto introduzidas.

Características do serviço

7 - O Cliente escolherá, no momento da subscrição e através de conjuntos pré-formatados, apelidados de planos, as características do serviço a ser fornecido bem como do espaço temporal em que o serviço contratado deverá vigorar. O Cliente poderá fazer upgrade ou downgrade dos serviços subscritos sempre que o desejar.

8 - O primeiro mês de utilização do serviço será considerado período de experiência pelo que será de utilização gratuita. O período de utilização gratuita cessa antes dos trinta dias de experiência por comunicação do Cliente. O período de experiência servirá também para que o utilizador se certifique de que o TUGSIS se adequa ao seu caso específico, nunca podendo a TUGSIS ser chamada a efetuar adequações específicas do software. Inclui-se também neste primeiro mês de utilização o período experimental previsto na legislação aplicável, de 14 dias para a celebração de contratos à distância.

9 - O contrato que por este meio se estabelece é liquidado a priori, preferencialmente através de pagamento por via electrónica (Multibanco ou transferência bancária) e não se renova automaticamente, sendo realizado um conjunto de procedimentos, devidamente comunicados por e-mail para o endereço fornecido pelo cliente no momento de subscrição com a antecedência de 21 dias, 7 dias e no próprio dia de expiração da conta, antes do término do ciclo de vigência inicialmente contratado. Os valores contratados são garantidos até ao final do ciclo de subscrição contratado sendo o valor de renovação o que se encontrar publicitado no site na data-fim do ciclo de subscrição contratado.
A utilização do TUGSIS pressupõe continuidade no pagamento a partir da ativação da conta, que se concretiza 30 dias após a data de inscrição e do primeiro pagamento.
Sempre que o período de inatividade na conta seja igual ou superior a 6 meses a reativação da conta terá um custo máximo de 24,00€ acrescido de IVA à taxa legal em vigor.

10 - A TUGSIS poderá alterar os preços sem aviso direto a cada cliente, sendo que estas alterações de preço não têm efeitos retroativos, mas aplicar-se-ão à subscrição e renovação de serviços. Será dada publicidade a estas alterações no site do TUGSIS em www.tugsis.pt

11 - Para a resolução do contrato basta deixar de utilizar a conta TUGSIS.

12 - O Serviço pode ser suspenso sempre que haja necessidade de fazer upgrades ou correções ao serviço disponibilizado. Estas correções e atualizações e as quebras de serviço que lhes dão origem fazem parte integrante do modelo de software em cloud e são integralmente subscritas pelo cliente. Não haverá lugar a qualquer ressarcimento ao Cliente decorrente destas falhas de serviço sendo que o Cliente aceita ainda não responsabilizar contratualmente, ou criminalmente a TUGSIS por qualquer dano que delas decorra.

13 - Os dados colocados online são da inteira responsabilidade do cliente que assume o risco por eventuais perdas decorrentes de problemas de comunicação existentes entre a instalação ou o aparelho do Cliente e os servidores TUGSIS. Para os dados convenientemente carregados no servidor TUGSIS, a TUGSIS disponibiliza backups redundantes e geograficamente distantes realizados várias vezes ao dia.

14 - Perante as possíveis falhas anunciadas em 13, o cliente assume o risco pelas falhas de serviço que não possam ser direta e comprovadamente imputáveis à TUGSIS Além deste risco, o cliente assume também o risco de má utilização ou extravio das credenciais de acesso ao serviço que poderão resultar em perdas de dados e cancelamento da conta.

15 - A TUGSIS determina a sua reserva de propriedade intelectual do software TUGSIS aos elementos que não sejam carregados pelo cliente na aplicação, referindo-se concretamente, não só mas também, a elementos de desenho e outros elementos visuais, textos, código utilizado na programação, etc.. O Cliente só poderá fazer uso dos elementos mencionados e outros mediante autorização escrita da TUGSIS.

16 - O cliente não poderá em caso algum solicitar adaptações pontuais para a utilização do serviço, já que o modelo de comercialização do TUGSIS prevê a disponibilização como serviço a um conjunto alargado de clientes. O TUGSIS é disponibilizado sob a condição \"as is\", ou seja com as caraterísticas/condições disponibilizadas no momento da subscrição.

17 - No caso de haver lugar ao encerramento definitivo do serviço, a TUGSIS remeterá essa informação ao Cliente, com 30 dias de antecedência, mediante notificação para o email fornecido no momento de subscrição. Também para o email fornecido no momento de subscrição serão enviados todos os dados que constem da conta do cliente no momento de encerramento definitivo de serviço, em formato de ficheiro SAFT ou listagem XLS/CSV.

18 - O Cliente assume todas as responsabilidades de relacionamento com a Administração Tributária pela sua atividade produtiva/comercial e pela forma como usa o TUGSIS enquanto software de faturação, incluindo mas não se limitando a: pagamento de taxas e impostos decorrentes dos valores faturados, faturação fraudulenta, etc.. O Tugsis nunca poderá ser chamada a pagar taxas de atividades praticadas pelo Cliente, relacionadas ou não com o uso do TUGSIS.

19 - Salvo os contratos de revenda e de afiliação especificamente celebrados, é expressamente proibido a cedência onerosa ou gratuita do serviço subscrito a terceiros.

Dados

20 - TUGSIS garante a segurança e a privacidade de todos os dados inseridos corretamente no TUGSIS. Os dados inseridos serão mantidos numa base de dados em ambiente inviolável, sujeito aos mais apertados controlos e restrições de acesso. Apenas os responsáveis técnicos da nossa empresa têm acesso aos servidores em que o software TUGSIS está alojado. A ligação ao TUGSIS faz-se através de certificado de segurança com encriptação a 256 bits, o que significa que os seus dados estarão sempre protegidos de terceiros.

21 - Ao Cliente é sempre garantido acesso aos respetivos dados para atualização ou eliminação, através do conjunto de credenciais que permitem a utilização do programa, pelo que urgimos a que estas sejam sempre mantidas em segurança e o seu extravio seja imediatamente comunicado à TUGSIS pelo email [email protected] para cancelamento e emissão de novas credenciais.

22 - Os dados solicitados no momento da subscrição serão apenas utilizados na relação comercial da TUGSIS com o Cliente e em caso algum esses dados serão fornecidos a terceiros. Também a estes dados é garantido o acesso para atualização e cancelamento mediante solicitação escrita. É no âmbito desta relação que a TUGSIS poderá enviar a todos os clientes inscritos no TUGSIS informações comerciais sobre mais produtos da empresa.

23 - De acordo com o plano subscrito, a conta de dados do Cliente pode suportar mais do que um utilizador. O cliente subscritor é responsável pela permissão de acesso à conta de utilizadores terceiros por si credenciados, fazendo ou não parte da entidade subscritora.

24 - Todos os servidores TUGSIS têm monitorização permanente, para acautelar possíveis catástrofes e outros acontecimentos disruptivos. Sempre que se verifique um acontecimento disruptivo que coloque problemas de continuidade, serão repostos os dados em backup previamente recolhidos. O intervalo entre os dados recolhidos e os dados colocados online nunca ultrapassam as 24H. O Cliente aceita este intervalo entre backups como fazendo parte integrante do serviço e declina responsabilizar civil ou criminalmente a TUGSIS por eventuais perdas de dados no espaço temporal atrás definido.

25 - Sempre que se verifique a resolução do contrato por causas orgânicas, é garantido ao utilizador um período máximo de 90 dias para que possa recuperar as informações colocadas na plataforma, findo o qual os dados serão definitivamente eliminados.

Acordo de proteção de dados na prestação do serviço (RGPD)

26 - Enquadramento e considerações iniciais
A TUGSIS está comprometida na proteção dos dados pessoais dos seus funcionários, clientes, fornecedores e outras partes interessadas e em garantir sua conformidade com toda a legislação relevante, com ênfase especial no Regulamento Geral de Proteção de Dados (Regulamento UE 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho). Como objeto principal da sua atuação, a TUGSIS a presta serviços de processamento de dados de faturação a empresas e sujeitos passivos seus clientes, atividade que obriga à recolha de dados pessoais de identificação fiscal dos clientes finais das empresas com quem a TUGSIS se relaciona de forma direta. O Regulamento anteriormente aludido define obrigações a aplicar às entidades processadoras de dados por forma a definir as áreas de atuação, a tipificar e classificar os dados recolhidos e as finalidades de tratamento pretendidas para esses dados, obrigando mesmo a que os acordos de prestação de serviços entre responsável de tratamento e o processador de dados seja reduzido a escrito e constituído como um suporte que lhe sirva de base (considerando 81 e n.º 3 do art.º 28.º do Regulamento). Estes termos de serviço definem as informações que regulamentam a relação entre a TUGSIS e as empresas suas clientes.
Para uma melhor aplicação destes termos de serviço sugere-se a consulta dos materiais que lhe estão relacionados:

• Código de Ética e Responsabilidade dos colaboradores da TUGSIS;
• Informação de Privacidade a fornecer/enviar aos titulares dos dados pessoais recolhidos sobre os tratamentos que lhe são feitos e sobre os canais de exercícios dos direitos ARCO (Acesso, Retificação, Cancelamento e Oposição).
  
  

27 - Termos de Serviço do Contrato RGPD relativos ao Processador de Dados
Este acordo firmado entre a TUGSIS e as empresas/sujeitos passivos seus clientes é vinculativo e constitui-se como peça demonstrativa de "compliance" da TUGSIS e das empresas suas clientes com o RGPD no que diz respeito à adoção de medidas técnicas e organizativas aplicadas sobre o processamento de dados recolhidos pelas empresas e processados pela TUGSIS no software que a representa e com que atua no mercado.
Caso a utilização do TUGSIS seja feita utilizando a API – Interface de Programação de Aplicações, o TUGSIS não faz qualquer controlo sobre os dados pessoais recolhidos, sendo a aplicação do RGPD da total responsabilidade do utilizador desta interface.
As seções a seguir definem as informações necessárias e os termos que devem ser considerados na prestação de serviço de faturação do TUGSIS.
27.1 - Informação a ser especificada:
27.1.1 - Objeto da prestação de serviço, classificação dos dados e duração do processamento.
A TUGSIS faz processamento de dados pessoais inseridos em operações de faturação, que permitam a identificação do sujeito passivo de operações tributárias perante as autoridades fiscais e aduaneiras portuguesas ou estrangeiras, consoante a nacionalidade dos sujeitos passivos de impostos ou dos respetivos clientes. As necessidades de identificação fiscal estão subjugadas a operações de inquirição e fiscalização devidamente sancionadas e autorizadas pelas entidades competentes.
Os prazos de manutenção dos dados pessoais recolhidos para efeitos de identificação fiscal, estão devidamente previstos em legislação conexa, nomeadamente os diplomas que informam o Código do Imposto sobre Rendimento de Pessoas Coletivas e o Código do Imposto Sobre Valor Acrescentado. O tratamento feito com os dados fiscais encontra-se legitimado por estas peças legislativas, nos termos da alínea c) do n.º 1 do art.º 6.º do RGPD.
Além dos dados de identificação fiscal, o TUGSIS recolhe também dados de contactos de clientes e de potenciais clientes das empresas suas utilizadoras com o objetivo de prestação de assistência aos produtos comercializados e serviços prestados por parte das empresas a par com o objetivo de apresentação de propostas comerciais prospectivas, recolha legitimada pelo disposto na alínea f) do n.º 1 do art.º 6.º do RGPD.
Em nenhuma circunstância a TUGSIS se servirá dos dados pessoais recolhidos nas contas das empresas suas clientes para os ceder a terceiros, de forma gratuita ou de forma onerosa.
27.1.2 - Dados Sensíveis.
Sempre que uma empresa cliente do TUGSIS faça uso dos campos de recolha de dados disponibilizados no software para registo de dados especiais tal como definidos nos art.ºs 8.º, 9.º e 10.º do RGPD, deverá assegurar o respetivo consentimento do titular dos dados ou do seu representante legal e identificar, junto do TUGSIS, os dados entretanto recolhidos para que sobre estes sejam aplicadas medidas de monitorização específicas, através de formulário específico disponibilizado para o efeito.

28 - Instruções de Tratamento
Ainda que as opções de tratamento de dados estejam previamente definidas nas caraterísticas de funcionamento do TUGSIS, concretamente na tipologia de documentos a serem emitidos e no tipo de consultas que as listagens destes documentos permitem, bem assim como no campo de dados pessoais a serem preenchidos, a aplicação das opções de tratamento ao conjunto de dados pertencentes a uma determinada empresa cliente do TUGSIS é feita por esta com os dados em linha disponibilizados pelo programa.
Excepcionalmente, oTUGSIS pode substituir-se às empresas suas clientes no tratamento de dados desde que esse tratamento seja incluído em operações de assistência técnica ao software solicitadas pelas empresas clientes. As operações de assistência previamente caracterizadas serão sempre feitas por técnicos devidamente credenciados pela TUGSIS devidamente conhecedores do Código de Ética e Responsabilidade dos Colaboradores da empresa.
28.1 - Medidas Técnicas e organizativas disponibilizadas pela TUGSIS no âmbito do RGPD.
Para enquadrar o cumprimento da proteção de dados, a TUGSIS já adotou as seguintes medidas técnicas e organizativas, nos termos do art.º 32.º do RGPD:

• Anonimização (eliminação dos dados pessoais) presente em todas as contas TUGSIS para todos os acessos que não requeiram o conhecimento dos mesmos para o cumprimento do objetivo do acesso, como é o caso das operações de assistência técnica;
• Backups diários, redundantes e geograficamente distantes por forma a assegurar a business continuity em caso de falha disruptiva dos serviços. Todos os backups são mantidos em instalações controladas pela empresa e devidamente criptografados para prevenir acessos não autorizados em caso de extravio;
• Implementação de certificado de segurança no sítio de internet que garante a fidedignidade das informações mostradas
• Sistema de autenticação de acessos com encriptação a 128 bits;
• Utilização de código-fonte próprio, devidamente atualizado de acordo com os mais exigentes parâmetros de segurança informática.

Sempre que, no decurso da sua atividade a TUGSIS necessite de subcontratar serviços a pessoas ou a outras empresas, que concorram para um melhor cumprimento/execução do serviço de faturação, a TUGSIS certifica-se, através de inquéritos, obtenção de declarações e/ou visitas de auditoria, que o fornecedor em causa adota, por sua vez, as medidas técnicas e organizativas necessárias à proteção de dados pessoais, no âmbito do art.º 28.º do RGPD.

Seguindo as melhores práticas de "Privacy by Redesign", o TUGSIS passa a incluir a partir de 1 de Janeiro de 2024 as seguintes ferramentas, facilitadoras do exercício dos direitos dos titulares de dados pessoais, como forma de auxílio ao responsável de tratamento, no âmbito do capítulo III do RGPD:

• Exibição de "Aviso de Privacidade" no sítio de internet institucional da plataforma com possibilidade de compilação num formato de email passível de ser enviado ao titular dos dados pessoais;
• Formulário de compilação de todas as informações de dados pessoais em formato de envio para o titular de dados pessoais, quando exercido o direito de acesso aos dados pessoais;
• Formulário de retificação de dados pessoais que permitam a sua atualização, salvo se a esta atualização obstar outra legislação relevante;
• Formulário de oposição parcial a tratamentos dos dados pessoais, com especial ênfase no envio de comunicações não essenciais para os procedimentos de faturação e cumprimento das respetivas regras;
• Formulário de identificação de dados pessoais de caráter sensível ou especial de acordo com o descrito nos art.ºs 8.º, 9.º e 10.º do RGPD;
• Formulário de comunicação de violação/adulteração de dados pessoais;
• Inventário dos campos de dados pessoais recolhidos pela indicação dos campos que se encontram efetivamente preenchidos;

29 - Responsável de Proteção de Dados Pessoais e considerações finais
A TUGSIS compromete-se ainda a manter um registo detalhado "log" de todas as operações de tratamento de dados que permita fazer o controlo de acessos e das ações efetuadas sobre os dados pessoais.
Caso o responsável de tratamento, isto é, a empresa cliente do TUGSIS, verifique ou seja conhecedor de algum procedimento de acesso indevido, adulteração, extravio ou qualquer outra forma de violação de dados pessoais deverá imediatamente comunicá-la à TUGSIS através dos contactos do Responsável de Tratamento de Dados Pessoais a seguir indicados:

• Telefone: (+351) 282 002 718
• E-mail: [email protected]

Para mais informações sobre o RGPD, consulte este link.

Suporte técnico

30 - O suporte técnico do serviço da TUGSIS será preferencialmente prestado por escrito, através de correio eletrónico. O suporte será sempre prestado de forma gratuita, reservando-se a TUGSIS o direito de classificar as questões de suporte técnico, consoante as prioridades de resolução, ou o que pertence ou não a esta categoria de questões. Os contactos para a prestação de assistência técnica são o email [email protected] e também o telefone através do número (+351) xxx xxx xxx. A prestação de assistência técnica será realizada pela ordem de chegada dos pedidos a cada um dos canais de assistência e condicionada pelo número de técnicos disponíveis pelo que terá um condicionamento maior fora dos horários de expediente (09.00H - 18.00H).

31 - Todas as paragens de serviço que sejam motivadas por questões técnicas previstas para o correto funcionamento do serviço, ou para melhoramento do mesmo, serão comunicadas ao cliente sempre que possível. Os conteúdos disponibilizados nos espaços a seguir a uma manutenção serão sempre iguais aos que existiam antes da paragem de serviço, exceto quebra de segurança ou falha de hardware, que serão sempre minimizadas ao intervalo temporal mínimo definido na secção de Dados destes Termos de Serviço.

32 - O cliente compromete-se a ter conhecimentos suficientes para fazer solicitações de assistência técnica, receber e interpretar as correspondentes respostas através dos meios indicados para a prestação da assistência técnica ao Serviço, não podendo, em caso algum o cliente solicitar a intervenção presencial de um técnico para a assistência que solicitar.

33 - A TUGSIS compromete-se a que nenhuma prestação de assistência fique sem resposta inicial por um prazo maior do que 24h. É condição para a prestação de assistência que o cliente não seja devedor nem esteja em atraso com qualquer pagamento.

34 - A TUGSIS obriga-se ainda a substituir todos os componentes de hardware que impeçam o bom funcionamento do serviço com a maior brevidade possível. Este procedimento não terá qualquer custo adicional para os clientes utilizadores do Serviço.

 Condicionamentos à prestação de serviço

35 - Os serviços contratados por este meio podem ser cancelados, suspensos ou eliminados caso sejam verificados uma ou mais das seguintes ações:

1. 1. Tentativas de acesso a dados alheios;
   2. Pesquisas não anunciadas e não autorizadas a eventuais vulnerabilidades do software TUGSIS e do hardware que o aloja;
   3. Interferência intencional no bom serviço do hardware e do software do Serviço TUGSIS;

36 - Ao cliente compete assegurar e acautelar a correta utilização de dados de terceiros. Sempre que a Galáxia D'inteligência Lda receba informação sobre utilização abusiva de dados de terceiros por parte de um cliente, adquire automaticamente o direito de suspensão da conta de utilização até averiguação da veracidade dos dados recebidos. Se a utilização abusiva se verificar, a Galáxia D'inteligência Lda adquire o direito de terminar a conta do cliente, sem direito a qualquer devolução das importâncias pagas e sem este adquirir direito a qualquer indemnização pela perda de dados e informações.

37 - É também proibida a colocação de qualquer script que necessite de assumir o root dos servidores, ou que possam interferir com o funcionamento dos mesmos. Da mesma forma é ainda proibida a promoção de cracking, hacking ou phishing.

38 - Para o esclarecimento de qualquer dúvida sobre os presentes termos de serviço deverá ser colocada para  [email protected].